Dokumentacja wewnętrzna w jednostkach sektora finansów publicznych + płyta CD

Obowiązująca w 2020 r. w jednostkach sektora publicznego dokumentacja wewnętrzna musi zostać zmieniona i dostosowana do szeregu zmian w obowiązujących przepisach. Wiążą się one głównie z pandemią COVID-19 i pojawiającymi się kolejnymi tarczami antykryzysowymi.

W związku z tymi zmianami Wydawnictwo C.H.Beck przygotowało książkę, która kompleksowo podejmuje tematykę dokumentacji wewnętrznej w jednostkach sektora publicznego oraz zawiera aż 190 gotowych instrukcji, zarządzeń, regulaminów oraz innych dokumentów uwzględniających aktualny stan prawny.

Wyróżnikiem tej publikacji jest:

• Przegląd i szczegółowe omówienie zmian księgowych i budżetowych wprowadzonych m.in. przez tarcze antykryzysowe ważne dla sektora finansów publicznych.
• Przedstawienie i omówienie procedur, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, uchwał, które należało wprowadzić w związku z pandemią COVID-19 – w tym w zakresie pracy zdalnej, kontroli zarządczej, audytu wewnętrznego, zamówień publicznych, budżetu, prawa pracy, podatków.
• Omówienie ponad 40 różnych zagadnień - najbardziej kompletna i obszerna - z dostępnych na rynku wydawniczym - publikacja ze wzorami dokumentów wewnętrznych dla sektora finansów publicznych.
• Wzory dokumentów na płycie CD - aż 190 gotowych instrukcji, zarządzeń, regulaminów oraz innych dokumentów uwzględniających aktualny stan prawny.
• Komentarze i wyjaśnienia do większości wzorów – komentarz przedstawia zasady obowiązujące w danym obszarze działalności jednostki oraz uporządkowaną sekwencję wskazówek odnoszących się do zaprezentowanych wzorców i sposobów dostosowania ich do indywidualnych potrzeb jednostki,
• Kompletny zbiór procedur, w postaci regulaminów, instrukcji, zarządzeń, które pozwolą na zaprojektowanie systemu kontroli zarządczej w jednostce.
• Aktualny stan prawny uwzględniający ostatnie zmiany w prawie, w tym regulacje związane z tzw. tarczami antykryzysowymi.

Standardy kontroli zarządczej wymagają udokumentowania przyjętych w jednostce mechanizmów i procedur kontroli wewnętrznej, w szczególności w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej. Kompletna, spójna i adekwatna do potrzeb dokumentacja wewnętrzna pozwala na skuteczne i efektywne realizowanie celów i zadań przez jednostki sektora finansów publicznych.

Publikacja to zbiór zarządzeń, regulaminów i instrukcji związanych m.in.:

• polityką rachunkowości,
• kontrolą zarządczą,
• zamówieniami publicznymi,
• gospodarką kasową i magazynową,
• gromadzeniem i wydatkowaniem środków publicznych,
• sprawami kadrowymi (w tym delegacjami służbowymi),
• podatkiem VAT.

Jeżeli jesteś kierownikiem jednostki sektora finansów publicznych, sekretarzem, skarbnikiem, głównym księgowym, lub też osobą odpowiedzialną za prowadzenie gospodarki finansowej jednostki, to na bazie tej publikacji będziesz mógł uzupełnić i zmodyfikować obowiązujące w jednostce instrukcje.

---

W 2020 r. weszło w życie wiele zmian wprowadzających konieczność zmiany i dostosowania dokumentacji wewnętrznej w jednostkach sektora publicznego. Zmiany dotyczą m.in.:

Zagadnień księgowych

Nowe Krajowe Standardy Rachunkowości oraz zmiany w przepisach powodują też konieczność zmian polityki rachunkowości. W tym celu przygotowaliśmy dla Państwa ok. 80 stronicowy artykuł z aktualnym wzorem polityki rachunkowości. 

Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. MF z 28.7.2019 r. poz. 83) oraz sytuacja związana z pandemią wymusiła też zmiany w zakresie inwentaryzacji. 

Pogorszenie się sytuacji finansowej JST i jej jednostek organizacyjnych będzie wymagało zaprezentowania w sprawozdaniu finansowym za 2020 r. Zdarzenia będące skutkiem pandemii COVID-19 należy bowiem ujawniać w informacji dodatkowej. Obszerne i liczne zmiany w zakresie odsetek kapitałowych, ustawowych, umownych, maksymalnych oraz za opóźnienie w transakcjach wprowadziły Uchwały Rady Polityki Pieniężnej. 

Ważną zmianą dla księgowych w kontekście odzyskiwania zaległych należności są również dwie nowelizacje ustawy o postępowaniu egzekucyjnym. W tym kontekście warto też zapoznać się z naszymi wyjaśnieniami jakie są zasady postępowania z wpłatami dokonywanymi przez dłużników na poczet zobowiązań cywilnoprawnych i publicznoprawnych w JST, w szczególności w sytuacji, gdy te wpłaty nie pokrywają całości zaległości dłużnika. 

W wyniku wejścia w życie tarczy 3.0 wprowadzono liczne zmiany zasad egzekucji świadczeń pracowniczych; w związku z tym warto wdrożyć w jednostce „Instrukcje potrąceń z wynagrodzenia z uwzględnieniem zmian wynikających z tarczy 3.0". 

W dniu 1.1.2021 zaczną obowiązywać przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (PPK) dla jednostek sektora finansów publicznych. Wymaga to przygotowania wielu dokumentów i wdrożenia stosownych procedur.

Zagadnień związanych z prawem podatkowym

Ustawa z 9.8.2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1751 ze zm.), wprowadziła tzw. nowa matrycę stawek VAT oraz wiążącą informację stawkową. Na mocy art. 63 Tarczy 1.0. stosowanie nowej matrycy stawek VAT zostało odroczone do 1.7.2020 r. W związku z tymi zmianami warto wdrożyć w jednostce „Instrukcję w zakresie wyboru właściwej stawki VAT dla towarów i usług". 

Ustawa z 12.4.2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1018), wprowadziła z dniem 1.9.2019 r. tzw. Białą Listę Podatkową. Od tego czasu pojawiły się liczne zmiany w przepisach oraz objaśnienia MF. Jak weryfikować podatników na białej liście podatników VAT, aby uniknąć konsekwencji karnych wyjaśniamy w artykule „Instrukcja weryfikacji podatników na białej liście podatników VAT". 

Od 1.11.2019 r. zaczął funkcjonować obowiązkowy mechanizmu podzielonej płatności. Obecnie właściwie wszystkie faktury VAT można oznaczać słowami „mechanizm podzielonej płatności" i płacić przy użyciu komunikatu przelewu w tym mechanizmie obligatoryjnie bądź dobrowolnie, bez względu na ich oznaczenia. Od 1.10.2020 r. wszyscy podatnicy mający status podatnika czynnego, w tym JSFP, są zobligowani do składania cyklicznie JPK w nowej, rozszerzonej strukturze (JPK_V7, tzw. VDEK). Jak przygotować procedury MPP z uwzględnieniem nowego JPK_VAT od 1.10.2020 r. wyjaśniamy w artykule „Zasady funkcjonowania MPP w JST".

Nadal aktualna pozostaje kwestia tzw. MDR-ów. Uzgodnienia uznane za schematy podatkowe należy bowiem raportować do Szefa KAS. W książce przedstawiamy procedury raportowania schematów podatkowych w terminie ustawowym oraz po przekroczeniu tego terminu.

Zagadnień związanych z budżetem JST

W 2020 r., podczas wykonywania budżetów samorządowych, w związku z epidemią COVID-19 zarządy JST mogą napotkać liczne trudności w realizacji zadań publicznych i z tych przyczyn konieczne będzie sięgnięcie po instrument blokowania planowanych wydatków budżetowych (przesłanki do jego stosowanie w okresie pandemii znacznie złagodzon). W publikacji wyjaśniamy jak w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii wykorzystać instytucję blokowania wydatków budżetowych w celu uelastycznienia prowadzonej gospodarki finansowej.

Ponadto ustawa z 2.3.2020 r., zwana potocznie ustawą covidową, wprowadza szczególny zakres kompetencji organu wykonawczego do dokonywania zmian w budżecie JST związanych z przeciwdziałaniem skutkom epidemii COVID-19. W publikacji wyjaśniamy wątpliwości ze stosowaniem nowych przepisów.

Zagadnień finansowych z oświaty

Sytuacja związana z zamknięciem jednostek oświatowych w okresie pandemii spowodowała szereg wątpliwości w zakresie zasad wynagradzania pracowników oświatowych. Głównie dotyczyło to kwestii godzin ponadwymiarowych oraz dodatków za warunki pracy. Szczególne wątpliwości dotyczą prawa do dodatku dla nauczycieli poradni psychologiczno-pedagogicznych ze względu na kilkukrotne zawieszanie i odwieszanie ich pracy. Ale taki sam problem dotyczył innych nauczycieli, którym przysługuje dodatek za warunki pracy. Samorządy ze względu na zamknięcie placówek oświatowych oraz zmianę trybu pracy nauczycieli często decydowały się na zaprzestanie wypłat tych dodatków do wynagrodzeń. Czy słusznie? Wyjaśnienia na ten temat znajdują się w artykule „Samorządowy regulamin wynagradzania nauczycieli".

Zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi

W związku z pandemią COVID-19 oraz w celu łagodzenia jej negatywnego wpływu na gospodarkę wprowadzono również szereg zmian w zakresie prawa zamówień publicznych oraz wprowadzono obowiązek przygotowania wielu dokumentów, których wzory przedstawiamy w publikacji.

Zagadnień związanych z pracą zdalną

Pandemia wymusiła w jednostkach zmiany organizacyjne, które związane są przede wszystkim z pracą zdalną. Z tego powodu w publikacji powyższa tematyka została zaprezentowana bardzo szeroko, omówiono następujące zagadnienia: przesłanki umożliwiające skierowanie pracownika do wykonywania pracy zdalnej; ochrona danych przetwarzanych w procesie pracy; obieg informacji niezbędnych pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie; sposób monitorowania efektów pracy zdalnej; zasady korzystania ze środków dostarczanych przez pracodawcę, niezbędnych do świadczenia pracy w sposób zdalny.

Nowe formy organizacji wykonywania zadań przez JSFP muszą zostać uwzględnione w procedurach kontroli zarządczej, tak by kierownik jednostki miał pewność, że mimo braku bezpośredniego nadzoru nad pracownikami zapewniona jest prawidłowa realizacja obowiązków.

Warto pamiętać, że podmioty kontrolujące jednostkę, oceniając daną nieprawidłowość pod kątem naruszenia dyscypliny finansów publicznych, przyglądają się także systemowi kontroli zarządczej w jednostce.